Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht und richtet sich für Kaufleute somit entweder nach dem Steuerrecht oder dem Handelsrecht. Im Steuerrecht werden die Pflichten dabei in der Abgabenordnung (kurz AO) geregelt, im Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (kurz HGB). Diese Vorschriften bestimmen, wie lange Unterlagen tatsächlich aufzubewahren sind. Von den Aufbewahrungspflichten nach Steuerrecht und Handelsrecht sind Kaufleute (Einzelkaufleuten auch Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften), Genossenschaften und juristische Personen betroffen. Darüber hinaus gelten diese Pflichten auch für alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler. Trotzdem sollten auch Privatpersonen gewisse Aufbewahrungsfristen für sich beachten.
Aufbewahrungsfristen im Privatbereich:
Die Unterlagen, die Privatpersonen betreffen wie z. B. private Kontoauszüge oder Belege, durch die Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen nachgewiesen werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen ergibt sich bei den Handwerkerrechnungen, dies ist im Umsatzsteuergesetz geregelt. Der Steuerpflichtigemuss die Belege nach Rückgabe durch das Finanzamt bei Steuerfestsetzung nicht zwingend aufheben. Unter Berücksichtigung des Vorbehalts der Nachprüfung müssen für Sachverhalte, die einen sich wiederholenden Werbungskostenabzug (z. B. Schuldaufnahme für Anschaffung eines Gebäudes) begründen, die Belege für die Dauer des Abzugszeitraums nachweisbar festgehalten werden. Für jede Privatperson gilt neben diesen Grundlagen aber auch, wer Neuwaren wie Elektrogeräte, Möbel oder ähnliches kauft, der sollte die Quittungen und Kaufbelege erst nach zwei Jahren vernichten. Denn solange gilt die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach den Paragrafen 437, 438 ff des BGB durch den Verkäufer.
Aufbewahrungsfristen im Unternehmen:
| Aufbewahrungsfrist | Unterlagen |
| 10 Jahre |
|
| 6 Jahre |
|
| 2 Jahre |
|
Aufbewahrungsfristen bei elektronischer Datensicherung:
Werden die zu führenden Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern aufbewahrt, müssen die gespeicherten Dokumente für den Zeitraum der oben genannten Aufbewahrungsfristen jederzeit unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Der elektronische Kontoauszug ist auf einem maschinell auswertbaren Datenträger entsprechend der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Art der Aufbewahrung:
Dazu schreibt das Gesetz nichts explizit vor. Es wird dort lediglich gesagt, dass die Unterlagen lesbar sein müssen. Wenn die Originalunterlagen beispielsweise auf Thermokopierpapier vorliegen (z.B. Tankrechnungen), so ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren so dass diese für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14 b Abs. 1 UStG lesbar sind. Wichtig ist, dass der Originalbeleg aufbewahrt wird und die Aufbewahrung gesichert und geordnet erfolgt. Das bedeutet, der Platz der Aufbewahrung der Unterlagen, den das Unternehmen wählt, muss vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein. Zu beachten ist auch, dass nachträgliche Änderungen oder Korrekturen eines unleserlich gewordenen Dokumentes nicht erlaubt sind.
Fristbeginn:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg oder das jeweilige Dokument erstellt oder die letzte Eintragung erfolgt ist. Bei der Aufstellung eines Inventars, einer Eröffnungsbilanz, einem Jahresabschluss oder Lagebericht beginnt die Frist, sobald diese festgestellt worden sind.
Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Ablaufhemmung:
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.