Die 1%-Regelung umfasst die steuerliche Regelung von Dienstfahrzeugen, wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug überlässt, womit der Arbeitnehmer auch Privatfahrten durchführen darf. Die daraus entstehenden unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Sachbezüge müssen beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Unter einem geldwerten Vorteil versteht man einen Sachbezug, der vergünstigt oder unentgeltlich dem Arbeitnehmer zufließt und somit dem Lohn als Lohnbestandteil hinzugerechnet werden muss.

Hierzu sieht die gesetzlich Regelung vor, dass die Ermittlung dieses geldwerten Vorteils bei privatgenutzen Firmenfahrzeugen als zusätzliche 1% vom Bruttolistenpreis erfolgt.

Voraussetzungen:
Voraussetzung zur Anwendung der 1%-Regelung ist, dass es sich um ein betriebliches Fahrzeug handelt. Das bedeutet, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden muss. Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil weniger als 50 %, so ist die private Nutzung nur anhand des Fahrtenbuches zu ermitteln. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber das Fahrzeug dem Arbeitnehmer unentgeltlichen oder teilentgeltlichen zur Verfügung stellt. Erst dann ist zwingend die 1%-Regelung zur Pauschalierung des geldwerten Vorteils anzuwenden.

Die 1%-Regelung und die damit einhergehende Pauschalierung kann nur durch eine „Escape-Klausel“ umgangen werden. Dies bedeutet, dass alle Fahrten einzeln in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch aufgezeichnet werden müssen.

Durchführung:
Basis der Ermittlung des geldwerten Vorteils ist der Bruttolistenpreis. Dieser Preis ist der Listenpreis des Fahrzeugs, der im Zeitpunkt der Erstzulassung für den PKW im Inland als maßgebliche unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers festgesetzt wurde, zuzüglich Sonderausstattung und Umsatzsteuer gemäß § 6 Abs.1 Nr. 4 Satz 2 EStG. Auch für die Ermittlung des geldwerten Vorteil bei einem Gebrauchtwagen gilt der Bruttolistenpreis. Dieser kann unter anderem beim ADAC erfragt werden. Als Wertansatz für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden pauschal monatlich 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer angesetzt.
Alternativ kann die Versteuerung des geldwerten Vorteils anhand der tatsächlichen angefallenen Kosten der Privatfahrten erfolgen, wobei diese mit Hilfe eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden müssen.

Der Arbeitnehmer kann sich zwischen diesen beiden Methoden entscheiden. Hat der Arbeitnehmer sich für eine Methode entschieden, gilt dies für das gesamte Wirtschaftsjahr. Ein Wechsel ist nur bei Anschaffung eines neuen Kraftfahrzeugs zulässig. Wird die „Escape Klausel“ nicht in Anspruch genommen, erfolgt die Ermittlung automatisch anhand der 1%-Regelung.

Für einen Einzelunternehmer oder einen Selbständigen stellt der Betrag resultierend aus den Privatfahrten gem. Fahrtenbuch oder 1%-Regelung sowie den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eine Entnahme dar.

Praxistipp:
Um das Finanzamt zu überzeugen, dass Sie den Wagen zu mehr als 50 % betrieblich nutzen, empfiehlt es sich, Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum anhand des Fahrtenbuchs zu erstellen. Diese sollte über einen Zeitraum von ca. 3 Monaten geführt werden und eine genaue Aufführung der gefahrenen Kilometer mit dem jeweiligen Datum und Uhrzeit ausweisen. Damit sind Sie auf Rückfragen oder Anfragen des Finanzamts bestens vorbereitet.