Häusliche Arbeitszimmer, die den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers darstellen, können als Werbungskosten unbegrenzt abgezogen werden. Ist das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit und steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können jährlich nur Aufwendungen bis zu 1.250,00 € anerkannt werden. Diese Neuregelung gilt rückwirkend ab dem Veranlagungszeitraum 2007.
Die Nutzung des Arbeitszimmers ist ausschließlich bzw. nahezu ausschließlich für betriebliche und berufliche Zwecke. Eine private Mitbenutzung unter 10 % ist unschädlich.
Voraussetzung:
Ein häusliches Arbeitszimmer zeichnet sich durch vier Bedingungen aus. Diese Bedingungen müssen kumulativ erfüllt sein, um eine steuerliche Berücksichtigung zu erreichen.
- Funktion des Arbeitszimmers
Das Arbeitszimmer muss zur Erledigung gedanklicher, verwaltungstechnischer, organisatorischer und schriftlicher Aufgaben dienen. Wenn die Ausstattung und die Räume des Arbeitszimmers keinem Büro entsprechen, stellen diese Räumlichkeiten kein Arbeitszimmer dar und sind folglich nicht abziehbare Aufwendungen. - „Häuslichkeit“ des Arbeitszimmers
Eine Eingliederung des Arbeitszimmers in die privat genutzte Wohnung oder das privat genutzte Wohnhaus muss vorliegen. Eine Dienstwohnung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Privatwohnung liegt, kann ebenfalls ein Arbeitszimmer darstellen, wie z. B. ein Bungalow auf privatem Grundstück, ein Raum im Keller oder unter dem Dach eines Wohnhauses. Die Räumlichkeiten müssen in unmittelbarer Nähe zu den privaten Wohnräumen des Steuerpflichtigen stehen. - Wiederspiegelung der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit
Das häusliche Arbeitszimmer soll den Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit darstellen. Dies bedeutet, dass sich dort der inhaltliche und qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit befinden muss. Das zeitliche Ausmaß der Tätigkeiten ist dabei zweitrangig. Dadurch kann auch bei einer Außendiensttätigkeit ein häusliches Arbeitszimmer vorliegen. Zur Bemessung des gesamten Mittelpunkts der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit sind sämtliche Tätigkeiten des Steuerpflichtigen einzubeziehen und jeweils einzeln zu prüfen. - Beschränkung der Abzugsfähigkeit der Aufwendungen
Wenn das häuslichen Arbeitszimmer nicht den gesamten beruflichen und betrieblichen Mittelpunkt der Tätigkeit des Steuerpflichtigen darstellt und kein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist, sind die Aufwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 1.250,00 € steuerlich zu berücksichtigen.
Der Höchstbetrag von 1.250,00 € ist in diesem Fall objektbezogen und nicht personenbezogen. Wenn also mehrere Personen das häusliche Arbeitszimmer nutzen, ist der Betrag entsprechend aufzuteilen, da er nur einmalig gewährt wird. Die anfallenden Kosten sind gegebenenfalls nach einem Schlüssel aufzuteilen.
Durchführung:
Die steuerliche Berücksichtigung eines häuslichen Arbeitszimmers erfolgt im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung. Es werden in Summe die Aufwendungen und Kosten des häuslichen Arbeitszimmers als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ausgewiesen. Dadurch mindert sich das zu versteuernde Einkommen und ein Steuervorteil kann erreicht werden.
Unter die Aufwendungen und Kosten fallen unter anderem die Miete, die Instandhaltungs- und Renovierungswendungen, die Wasser- und Energiekosten, die Reinigung sowie die Anschaffungskosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers. Somit sind alle Aufwendungen zur Herrichtung des Arbeitszimmers absetzbar. Zu beachten ist, dass Arbeitsmittel, die ein Steuerpflichtiger anschafft nicht als Ausstattung des Arbeitszimmers zählen, sondern eigenständig im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzbar sind. Wichtig ist bei der Berücksichtigung, dass alle Aufwendungen und Kosten vom Steuerpflichtigen, getrennt von den anderen Betriebsausgaben, aufgezeichnet werden. Die gesetzliche Grundlage der Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers bilden die §§ 4, 9 und 10 des Einkommensteuergesetzes.
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Kosten für ein Arbeitszimmer oder Teile der Ausstattung liegt ein Sachbezug vor, der steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn auslöst und in der Lohnabrechnung des Arbeitsnehmers zu berücksichtigen ist und demzufolge das Steuerbrutto erhöht. In einigen Fällen wie dem Ersatz von Strom, Telefon, Computern oder Fotokopiergeräten gelten weitere Besonderheiten, wie beispielsweise eine notwendige Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber.