Fahrtenbuch – Die korrekte Führung

Die Führung eines Fahrtenbuchs führt oftmals zu Diskussionen zwischen der Finanzverwaltung und dem Steuerpflichtigen. Damit einhergehend fallen häufig Nachzahlungen und Nachversteuerungen an, da die Bücher nicht den formalen Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. Um dies zu vermeiden stellen wir Ihnen in diesem Artikel alle wichtigen Punkte vor, die bei der Führung eines Fahrtenbuchs beachtet werden sollten.

Formale Anforderungen:
Als erstes sollten die formalen Anforderungen eingehalten werden. Hierbei ist es wichtig, dass es sich um eine zeitnahe, lückenlose und schlüssige Aufzeichnung der Fahrten handelt. Die Aufzeichnungen sollten am besten sofort nach Fahrtenende durchgeführt werden. Des Weiteren müssen im Fahrtenbuch auch die Angaben über den Besuch einer Tankstelle, der Kfz-Werkstatt, der Autowaschanlage oder der Parkgelegenheit aufgeführt werden.
WICHTIG: Die Finanzverwaltung gleicht den Kilometerstand laut Reparaturrechnung mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch ab. So können sofort Mängel an der Ordnungsmäßigkeit festgestellt werden!
Eine weitere formale Anforderung ist, dass das amtliche Kennzeichen auf der Titelseite des Fahrtenbuchs vermerkt sein sollte. Dadurch entstehen keine Verwechselungen und das Buch ist eindeutig dem jeweiligen Fahrzeug zuzuordnen. Ebenso dürfen keine gerundeten Kilometerangaben gemacht werden.
Abkürzungen sollten im Fahrtenbuch nur genutzt werden, wenn es sich um häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden handelt, sowie um wiederkehrende Reisezwecke. Dies jedoch auch nur, wenn die Abkürzungen selbsterklärend sind.
WICHTIG: Bei den Fahrtenbüchern muss es sich um ein Dokument/Buch handeln, welches zusammenhängend und nicht nachträglich änderbar ist. Demnach ist eine Loseblattsammlung oder ein geführtes Fahrtenbuch in Microsoft Excel nicht zulässig. Wir empfehlen die Fahrtenbücher in einem Schreibwarengeschäft zu besorgen. Hierbei sind die Seiten entsprechend vorgedruckt und für alle wichtigen und notwendigen Informationen genügend Platz.

Angaben bei betrieblichen Fahrten:
Bei den betrieblich veranlassten Fahrten werden spezielle Angaben von Seiten der Finanzverwaltung verlangt um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorzuweisen.
Die wichtigsten Angaben sind hierbei das Datum, die Uhrzeit und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer jeden beruflichen oder betrieblichen veranlassten Fahrt. Ebenso müssen Angaben über das Reiseziel und den Reisezweck im Fahrtenbuch gemacht werden. Als Reisezweck ist das Motiv der beruflichen oder betrieblichen Fahrt zu nennen. Dies könnte zum Beispiel ein Kundenbesuch sein. Als Reiseziel ist hier eine Ortsangabe zu machen, an dem sich der Zweck der Reise abgespielt hat. Die Informationen zur Reiseroute sind insbesondere bei Umwegen oder bei alternativen Routen aufzuschreiben.
WICHTIG: Werden bei einer dienstlichen Fahrt auch private Ziele aufgesucht, ist der Kilometerstand jeweils vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen. Dies ist bei Zwischenstopps an der Tankstelle, Besuchen in der Werkstatt oder beim Parken ebenso festzuhalten. Hier muss auch der Kilometerstand jeweils vor und nach der Unterbrechung aufgeschrieben werden. Ebenfalls sollte der Betrag der jeweiligen Aufwendungen, als „Unterbrechung“ vermerkt werden.

Angaben bei privaten Fahrten:
Im Gegensatz zu den betrieblichen Fahrten sind bei den privat veranlassten Fahrten weniger Angaben notwendig. Hier genügen jeweils die Kilometerangaben. Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt aufgrund der ständigen Wiederholung eine Abkürzung im Betreff mit den entsprechenden Kilometerangaben. Da dies wiederholend und eindeutig zu erkennen ist, ist eine solche Abkürzung zulässig.
Zu der privaten Nutzung des Fahrzeugs gehören alle familiär veranlassten Strecken wie Besuchs-, Einkaufs- und Freizeitfahrten sowie die Fahrten von Familienangehörigen, die das Fahrzeug mitbenutzen dürfen.
Auch bei diesen Fahrten gilt, wie bei den betrieblichen Fahrten, die Kilometerstände bei gemischten Fahrten vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen.

Als Beispiel eines ordentlich geführten Fahrtenbuchs hier ein Auszug von einer betrieblichen und einer privaten Fahrt:

In diesem Beispiel handelt es sich bei der betrieblich veranlassten Fahrt bei der Reiseroute um einen Umweg bzw. eine alternative Reiseroute. Aufgrund dessen wurde diese Route so umfassend dargestellt. Dies muss bei einer Strecke ohne Umweg nicht detailliert aufgezeichnet werden.

FOLGEN:
Wenn Arbeitnehmer ein vom Unternehmen überlassenes Fahrzeug nutzen, müssen die Privatfahrten im Rahmen der Gehaltsabrechnung versteuert werden. Beim jeweiligen Mitarbeiter wird ein geldwerter Vorteil, zusätzlich zum Lohn, als Sachbezug angerechnet. Dieser wird versteuert und verbeitragt und danach vom Nettogehalt abgezogen. Sodass der Arbeitnehmer nur die darauf entfallende Steuer und den Sozialversicherungsbeitrag leistet. Bei Unternehmern werden die Privatfahrten den Einnahmen zugerechnet, welche am Ende des Wirtschaftsjahres dem persönlichen Steuersatz unterliegen.
WICHTIG: Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt und dies durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung festgestellt, kommt die 1 %-Methode nachträglich zur Anwendung. Dies führt zu einer höheren Steuerbelastung und bei Arbeitnehmern auch zu höheren Sozialversicherungsbeiträgen.

Ein kurzes Beispiel verdeutlicht die Auswirkungen bei den jeweiligen Personen:

An diesem Beispiel ist klar zu erkennen, wie negativ sich eine Umstellung von der Fahrtenbuchmethode zur 1 %-Methode auswirken kann. In diesem Beispiel ergibt sich ein steuerlicher Nachteil in Höhe von 2.475,00 EUR, welcher zum Beispiel im Rahmen einer Prüfung nachgezahlt werden müsste.